Quy trình hoạch định nhân sự, hay định biên nhân sự là một bộ công cụ giúp xác định nhu cầu, tiêu chuẩn và phạm vi công việc của các vị trí công việc trong một tổ chức. Quy trình hoàn chỉnh sẽ giúp tổ chức có được một lực lượng lao động hiệu quả, công bằng và minh bạch, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng và sự hài lòng của nhân viên.

Định biên nhân sự là gì?

Hoạch định nguồn nhân lực hay định biên nhân lực, định biên lao động được hiểu là quá trình xác định, phân loại vai trò, quyền hạn, trách nhiệm và nhiệm vụ của các thành viên trong một tổ chức. Cũng có thể hiểu đơn giản đây là quá trình tính toán ra số lượng nhân viên mà một doanh nghiệp, tổ chức cần có để đáp ứng được nhu cầu hoạt động kinh doanh.

Định biên lao động (hay thường được gọi là định biên nhân sự) chính là việc xác định số lượng nhân viên mà tổ chức cần có cho từng vị trí công việc cụ thể, đảm bảo đủ các điều kiện về năng suất, kỹ năng, năng lực phù hợp nhằm đáp ứng được khối lượng công việc và mục tiêu đề ra của tổ chức. Trên cơ sở đó, đây là một nhiệm vụ quan trọng của Phòng Nhân sự giúp cắt giảm các chi phí nhân sự không cần thiết cho tổ chức.

Ý nghĩa của định biên lao động

Định biên nhân sự là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Nó mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng như sau:

• Đảm bảo đủ nhân lực: Định biên lao động giúp doanh nghiệp xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng vị trí, bộ phận để đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả.
• Nâng cao năng suất lao động: Khi có đủ nhân lực với kỹ năng phù hợp, công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tránh tình trạng quá tải công việc giúp nhân viên tập trung và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và nâng cao tinh thần của nhân viên.
• Phát triển và quản lý nhân viên: Định biên lao động giúp xác định được nhu cầu đào tạo và phát triển cho nhân viên của đơn vị. Hoạt động này góp phần giúp tổ chức nhận ra các kỹ năng cần thiết để nâng cao năng lực làm việc của các nhân viên hiện tại, đồng thời chuẩn bị cho sự thăng tiến trong tương lai.
• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp chỉ cần chi trả cho số lượng nhân viên đáp ứng nhu cầu thực tế. Tránh lãng phí chi phí cho việc tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên dư thừa, từ đó tăng hiệu quả sử dụng nguồn vốn của doanh nghiệp.

Điều kiện để doanh nghiệp thực hiện định biên lao động

Đối với cấp công ty, điều kiện để thực hiện định biên lao động bao gồm:

• Định hướng chiến lược nhân sự cần rõ ràng, cụ thể.
• Kế hoạch kinh doanh cụ thể, bài bản với ngân sách và kịch bản có thể ứng phó với những thách thức xảy đến bất ngờ.

Điều kiện thực hiện định biên lao động đối với cấp bộ phận bao gồm:

• Xác định một cách chi tiết vai trò, quyền hạn, vị trí công việc.
• Xác định nhiệm vụ, tần suất các nhiệm vụ cũng như quy trình thực hiện công việc hiệu quả.
• Xác định rõ kỳ vọng về mức độ thành thạo và ước lượng kết quả đầu ra đối với từng vị trí công việc cụ thể.
• Nắm rõ mức độ ứng dụng tự động hóa trong hệ thống quản lý dữ liệu và triển khai công việc.

3 nguyên tắc của định biên nhân sự

Để thực hiện định biên nhân sự một cách hiệu quả, có ba nguyên tắc cơ bản cần tuân theo, đó là tỷ lệ tương quan, định mức lao động, tần suất và thời hạn.

Tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tương quan giữa các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp sẽ góp phần quyết định đến số lượng nhân sự cần thiết cho từng phòng ban, bộ phận đó. Cụ thể như sau:

• Tỷ lệ tăng (giảm) so với năm trước sẽ tương ứng với tương quan tăng (giảm) của mức doanh thu. Ví dụ như nếu doanh thu tăng 40% thì định biên lao động tăng 20%.
• Tương quan giữa nhóm vị trí gián tiếp và trực tiếp.
• Tương quan giữa nguồn ngân sách cho các nhóm trực tiếp và gián tiếp, giữa quản lý và nhân viên.

Định mức lao động

• Định mức theo khối lượng: áp dụng cho khối sản xuất và kinh doanh, ví dụ số lượng sản phẩm trung bình được sản xuất bởi một công nhân bình thường trong một ngày
• Định mức theo hiệu suất: áp dụng với khối kinh doanh, ví dụ doanh thu trên đầu người.
• Định mức theo đối tượng phục vụ: Áp dụng đối với khối gián tiếp.
• Định mức theo tần suất công việc.

Tần suất và thời gian thực hiện công việc

Tần suất và thời gian thực hiện là hai yếu tố quan trọng trong việc tính định biên nhân sự. Doanh nghiệp cần xác định tần suất và thời gian thực hiện của các công việc để có thể xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng vị trí.

Quy trình định biên lao động

Quy trình định biên lao động gồm có các bước sau:

Bước 1. Xác định nhu cầu nhân lực

Để có thể tính định biên lao động, doanh nghiệp cần phải xác định được nhu cầu nhân lực của đơn vị trong tương lai. Doanh nghiệp cần xác định rõ các nội dung như: Số lượng nhân sự cần thiết cho từng phòng ban, bộ phận, vị trí; Cơ cấu nhân sự cần có; Chất lượng nhân sự cần đạt được… Muốn thực hiện được bước này, doanh nghiệp cần phải tiến hành thu thập và phân tích các thông tin như: Kế hoạch và mục tiêu kinh doanh, chiến lược phát triển của đơn vị; Mục tiêu của từng vị trí, bộ phận, phòng ban; Nguồn lực hiện tại của đơn vị và kỹ năng của họ…

Bước 2. Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Tiếp theo, doanh nghiệp cần phải phân tích thực trạng nhân sự. Hoạt động này nhằm xác định rõ ưu điểm, nhược điểm của nguồn lực hiện tại trong đơn vị. Trong quá trình phân tích, doanh nghiệp cần phải xem xét các yếu tố liên quan đến cả quy trình và hệ thống.

Bước 3. Quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân sự

Dựa vào cơ sở phân tích nhu cầu và thực trạng nguồn lực hiện tại, doanh nghiệp sẽ quyết định tăng hay giảm nguồn nhân lực đối với từng vị trí, bộ phận, phòng ban. Nếu nguồn lực hiện tại chưa đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp thì sẽ cần tăng nguồn nhân lực. Ngược lại, doanh nghiệp sẽ cắt giảm nhân sự nếu như nguồn lực hiện tại đang dư thừa.

Bước 4. Lên kế hoạch thực hiện

Tiếp theo doanh nghiệp sẽ tiến hành lập kế hoạch thực hiện việc định biên lao động một cách phù hợp. Nếu hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa được nguồn nhân lực. Trong kế hoạch này sẽ cần có những thông tin cơ bản như: Bố trí cơ cấu tổ chức, số lượng nhân sự tại các phòng ban, bộ phận; Kế hoạch, lịch trình tuyển dụng nhân sự hợp lý; Kế hoạch đào tạo lại, đào tạo nâng cao cho nguồn nhân lực; Kế hoạch đề bạt thăng chức, thuyên chuyển nhân sự trong nội bộ đơn vị/ tổ chức; Cắt giảm các nhân sự không hiệu quả, không tạo ra giá trị cho doanh nghiệp…

Bước 5. Đánh giá

Đây là bước cuối cùng đồng thời có vai trò rất quan trọng bởi nó giúp doanh nghiệp biết được những sai sót giữa các mục tiêu với kế hoạch thực tế. Trên cơ sở đó phân tích nguyên nhân và rút kinh nghiệm cho những lần hoạch định nguồn nhân lực và định biên lao động trong tương lai. Để đánh giá, doanh nghiệp cần tổng hợp thông tin về kết quả thực hiện kế hoạch, so sánh với mục tiêu đã đề ra, đồng thời đưa ra một số giải pháp để cải thiện hiệu quả thực hiện kế hoạch.

Những sai lầm cần tránh khi định biên nhân sự

Định biên nhân sự là một trong những vấn đề quan trọng của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động, năng suất, chi phí và năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể định biên nhân sự một cách khoa học và chính xác. Dưới đây là những sai lầm cần tránh khi định biên nhân sự:

Định biên nhân sự dựa trên kinh nghiệm hoặc cảm tính cá nhân

Đây là sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Họ thường định biên nhân sự dựa trên kinh nghiệm hoặc cảm tính của người quản lý, không có sự phân tích khách quan về nhu cầu công việc, năng suất lao động và thị trường lao động. Điều này có thể dẫn đến việc định biên nhân sự quá nhiều hoặc quá ít, gây lãng phí hoặc thiếu hụt nhân lực

Định biên nhân sự dựa trên số lượng nhân viên hiện có

Đây là sai lầm của khá nhiều doanh nghiệp khi cho rằng số lượng biên chế nhân sự hiện có là số lượng nhân viên cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, số lượng nhân viên hiện có có thể không phản ánh đúng nhu cầu công việc thực tế, mà chỉ là kết quả của các quyết định tuyển dụng trước đó. Doanh nghiệp cần xem xét lại các tiêu chí về chất lượng, hiệu suất và hiệu quả của nhân viên để định biên nhân sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Định biên nhân sự dựa trên ngân sách

Đây là sai lầm thường gặp của các doanh nghiệp có ngân sách hạn chế, khi họ đặt ngân sách làm tiêu chí chính để định biên nhân sự. Họ thường cắt giảm số lượng nhân viên để tiết kiệm chi phí, không quan tâm đến ảnh hưởng của việc này đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Điều này có thể gây ra tình trạng quá tải công việc, giảm năng lực sáng tạo và đổi mới, mất cơ hội kinh doanh và mất uy tín thương hiệu.

Định biên nhân sự không linh hoạt

Đây là sai lầm của các doanh nghiệp bám theo một mô hình định biên nhân sự cố định, không thay đổi theo thời gian và hoàn cảnh. Họ không xem xét lại số lượng và chức năng của nhân viên theo sự thay đổi của thị trường, công nghệ, khách hàng và đối thủ cạnh tranh. Họ cũng không có kế hoạch dự phòng để ứng phó với các tình huống bất ngờ, như bệnh dịch, tai nạn, thiên tai hay khủng hoảng kinh tế. Điều này có thể làm cho doanh nghiệp mất đi sự linh hoạt, thích ứng và cạnh tranh.

Để định biên lao động một cách khoa học và chính xác, doanh nghiệp cần có một quy trình hoàn chỉnh. Doanh nghiệp cũng cần có một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả, để theo dõi, đánh giá và điều chỉnh số lượng và chất lượng nhân viên theo mục tiêu kinh doanh. Đồng thời, doanh nghiệp cần có sự linh hoạt và sẵn sàng thay đổi khi cần thiết, để ứng phó với các thách thức và cơ hội trong môi trường kinh doanh.

Hoạch định nguồn nhân lực và định biên lao động hiệu quả là rất quan trọng để tối ưu hóa nguồn nhân lực của doanh nghiệp, nhưng việc điều hướng quá trình này có thể rất khó khăn. Đó là lúc bạn cần đến Kounselly! Nền tảng của chúng tôi kết nối bạn với mạng lưới các chuyên gia nhân sự giàu kinh nghiệm, những người có thể hướng dẫn bạn từng bước, từ xác định nhu cầu nhân sự cho đến phát triển một kế hoạch linh hoạt, thích ứng phù hợp với mục tiêu chiến lược của bạn. Tìm chuyên gia nhân sự của bạn tại đây!!